Esta política de conservación de datos establece las obligaciones de SocialPilot Technologies Inc. (“nosotros/nuestro”) y las bases sobre las que conservaremos, revisaremos y destruiremos los datos que obren en nuestro poder, o bajo nuestra custodia o control.
Esta política se aplica a toda nuestra organización, incluidos nuestros directivos, empleados, agentes y subcontratistas, y establece cuáles son los periodos de conservación y cuándo pueden eliminarse dichos datos.
Es necesario conservar y procesar determinada información para permitir el funcionamiento de nuestra empresa. Podemos almacenar datos en los siguientes lugares:
Esta política se aplica por igual al papel, a los soportes electrónicos y a cualquier otro método utilizado para almacenar datos personales. El periodo de conservación sólo comienza cuando se cierra el registro.
A este respecto, estamos sujetos a diversas obligaciones legales y, por lo tanto, para cumplir con la ley, la información debe recopilarse y utilizarse de forma justa, almacenarse de forma segura y no revelarse a ninguna otra persona de forma ilícita con respecto a sus datos personales en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (“el Reglamento”).
El Reglamento define los “datos personales” como cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable (un interesado); una persona física identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea, o a uno o varios elementos específicos de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona física.
Esta Política establece los procedimientos que deben seguirse al tratar datos personales y cómo pretendemos cumplir el Reglamento en la medida de lo posible. En resumen, el Reglamento establece que todos los datos personales serán:
El Cuarto y Quinto Principios de Protección de Datos exigen que los datos no se conserven más tiempo del necesario para los fines para los que se tratan y que, cuando dejen de ser necesarios, se supriman, y que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados para los fines para los que se tratan.
Teniendo esto en cuenta, esta política debe leerse junto con nuestras otras políticas pertinentes, como la política de protección de datos y la política de seguridad informática.
Todos los datos y registros se almacenan de forma segura para evitar su uso indebido o pérdida. Trataremos todos los datos personales que obren en nuestro poder de conformidad con nuestra política de seguridad informática.
Estableceremos procedimientos y tecnologías para mantener la seguridad de todos los datos personales desde su recogida hasta su destrucción. Los datos personales sólo se transferirán a un procesador de datos si existe un acuerdo por su parte para cumplir dichos procedimientos y políticas, o si existen medidas adecuadas.
Mantendremos la seguridad de los datos protegiendo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, definidos de la siguiente manera:
La conservación de datos se define como la retención de datos durante un periodo de tiempo específico y con fines de copia de seguridad.
No conservaremos ningún dato personal más tiempo del necesario, pero reconocemos que esto dependerá de los diferentes tipos de documentos y datos de los que seamos responsables. Por lo tanto, nuestro periodo general de conservación de datos será de 3 meses para las publicaciones en redes sociales y de por vida para el nombre y el correo electrónico.
De vez en cuando, puede ser necesario retener o acceder a datos personales históricos en determinadas circunstancias, como si hemos acordado contractualmente hacerlo o si nos hemos visto involucrados en acontecimientos imprevistos como litigios o recuperaciones de desastres empresariales.
Una vez transcurridos nuestros periodos de conservación, eliminaremos los registros confidenciales o sensibles clasificados como de protección alta y muy alta, y eliminaremos o anonimizaremos los documentos menos importantes.
Nuestro responsable de protección de datos - Jimit Bagadiya - es responsable del proceso continuo de identificación de los registros que han cumplido el periodo de conservación exigido y de la supervisión de su destrucción. Los documentos confidenciales, financieros y de personal se destruirán de forma segura por medios electrónicos o, si es posible, mediante trituración. Los documentos no confidenciales podrán destruirse mediante reciclaje.
