Cette politique de conservation des données définit les obligations de SocialPilot Technologies Inc. (“nous/nous/notre”) et la base sur laquelle nous conserverons, examinerons et détruirons les données que nous détenons ou qui sont sous notre garde ou notre contrôle.
Cette politique s'applique à l'ensemble de notre organisation, y compris à nos dirigeants, employés, agents et sous-traitants, et définit les périodes de conservation et le moment où ces données peuvent être supprimées.
Il est nécessaire de conserver et de traiter certaines informations pour permettre à notre entreprise de fonctionner. Nous pouvons stocker des données aux endroits suivants :
Cette politique s'applique aussi bien au papier qu'aux supports électroniques et à toute autre méthode utilisée pour stocker des données à caractère personnel. La période de conservation ne commence qu'au moment de la clôture du dossier.
Nous sommes liés par diverses obligations légales à cet égard et, par conséquent, pour nous conformer à la loi, les informations doivent être collectées et utilisées de manière équitable, stockées en toute sécurité et ne pas être divulguées à toute autre personne de manière illégale en ce qui concerne leurs données personnelles en vertu du règlement général sur la protection des données (“le règlement”).
Le règlement définit les “données à caractère personnel” comme toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (une personne concernée) ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
Cette politique définit les procédures à suivre lors du traitement des données à caractère personnel et la manière dont nous nous efforçons de respecter le règlement dans la mesure du possible. En résumé, le règlement stipule que toutes les données à caractère personnel doivent être.. :
Les quatrième et cinquième principes de protection des données exigent que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et qu'elles soient effacées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, et que les données soient adéquates, pertinentes et limitées au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Dans cette optique, cette politique doit être lue conjointement avec nos autres politiques pertinentes, telles que notre politique de protection des données et notre politique de sécurité informatique.
Toutes les données et tous les dossiers sont conservés en toute sécurité afin d'éviter tout abus ou perte. Nous traiterons toutes les données personnelles que nous détenons conformément à notre politique de sécurité informatique.
Nous mettrons en place des procédures et des technologies pour maintenir la sécurité de toutes les données à caractère personnel, du point de collecte au point de destruction. Les données à caractère personnel ne seront transférées à un sous-traitant que si celui-ci s'engage à respecter ces procédures et politiques, ou si des mesures adéquates sont en place.
Nous assurons la sécurité des données en protégeant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données à caractère personnel, définies comme suit :
La conservation des données est définie comme la conservation des données pendant une période spécifique et à des fins de sauvegarde.
Nous ne conserverons aucune donnée personnelle plus longtemps que nécessaire, mais nous reconnaissons que cela dépendra des différents types de documents et de données dont nous sommes responsables. Ainsi, notre période générale de conservation des données sera de 3 mois pour les messages sur les médias sociaux et d'une durée de vie pour le nom et l'adresse électronique.
De temps à autre, il peut être nécessaire de conserver ou d'accéder à des données à caractère personnel historiques dans certaines circonstances, par exemple si nous avons convenu contractuellement de le faire ou si nous sommes impliqués dans des événements imprévus tels qu'un litige ou la reprise d'une activité après un sinistre.
À l'expiration de nos périodes de conservation, nous supprimons les documents confidentiels ou sensibles classés comme nécessitant une protection élevée et très élevée, et nous supprimons ou rendons anonymes les documents moins importants.
Notre délégué à la protection des données - Jimit Bagadiya - est responsable du processus continu d'identification des dossiers ayant atteint la période de conservation requise et de la supervision de leur destruction. La destruction des documents confidentiels, financiers et relatifs au personnel doit se faire en toute sécurité par voie électronique ou par déchiquetage si possible. Les documents non confidentiels peuvent être détruits par recyclage.
